Por muitos anos, a Cooperativa Agroindustrial Castrolanda, uma das maiores do setor no país, enfrentou um desafio comum a empresas em crescimento: ter uma gestão eficiente de informações para apoiar operaçoes integradas e sem interrupções. Diante desse desafio, a cooperativa investiu em tecnologia para melhorar o processo de cadastro de dados mestres para otimizar a operação do SAP, garantindo qualidade, consistência e rastreabilidade das informações que alimentam todos os processos de negócio.
Dados mestres são informações centrais sobre clientes, fornecedores, materiais, contas, centros de custo, entre outros. Quando consistentes, evitam rupturas de processo, retrabalhos e mensagens de erro entre áreas como compras, vendas, estoque, produção, finanças e fiscal. Por isso, a inclusão desses dados é crítico para garantir uma “única versão da verdade” para toda a empresa e envolve criação, validação, aprovação, distribuição e manutenção contínua, seguindo regras de governança de dados da organização.
A ampla estrutura da cooperativa potencializou ainda mais esse desafio de gerenciar milhares de informações de cadastros. Isso porque a cooperativa fundada por imigrantes holandeses em Castro, no Paraná, em 1951, conta com mais de 1.200 cooperados e 25 unidades de negócios – distribuídas entre Paraná, São Paulo e Tocantins – que processam produtos do campo, como laticínios, batata, produtos de suínos e carne de cordeiro.
Todos os dados administrativos, financeiros e operacionais da Castrolanda são armazenados em diferentes sistemas de gestão como o ERP SAP, Oracle, Portais, entre outros, aumentando, assim, a complexidade do cenário. Isso tudo, no final das contas, exigia da cooperativa um grande esforço – de tempo e pessoas – para obter uma consistência necessária dos dados, o que motivou a busca por formas para eliminar essas dificuldades.
Porém, em um primeiro momento, a contratação de fornecedores externos para controlar, gerir e padronizar os cadastros acabou gerando um aumento no custo de propriedade e na complexidade do ambiente de TI (Tecnologia da Informação). Para exemplificar, em relação a cooperados, que é o cadastro mais importante para qualquer cooperativa, era necessário um esforço manual significativo para obtenção e validação de documentos, o que resultava em um processo moroso. Para se ter uma ideia de tempo e esforço, cadastros complexos (como material) podem levar dezenas de minutos por registro devido ao número de visões e campos.
A Castrolanda, então, optou por adotar a solução de automação e governança de dados mestres MDM+ BRO, da Akquinet Brasil porque atenderia às necessidades tecnológicas e de negócios para o crescimento contínuo da empresa. Após a implementação da plataforma houve uma redução de 72% no tempo de cadastro. Além disso, todos processos de cadastros de fornecedores, clientes, prestadores de serviços terceiros, materiais e cooperados passaram a estar centralizados na área de Central Fiscal de Cadastro da cooperativa, criando, dessa forma, a integridade e precisão de todas as informações cadastrais.
De acordo com a Akquinet, o impacto foi grande e alguns números aferidos pela cooperativa comprovam isso. Após a integração do MDM+ BRO junto ao sistema SAP da Castrolanda, 84% dos processos de cadastros (96% de materiais, 83% de fornecedores e 74% de cooperados) foram automatizados, ficando mais rápidos e seguros.
“Com a automação do processo de cadastros, acabamos com a lentidão e as possibilidades de erros manuais que impactavam diretamente a nossa eficiência. O novo sistema não apenas agilizou o cadastro, mas também trouxe mais segurança e precisão aos nossos dados. Hoje, conseguimos dedicar mais tempo a tarefas estratégicas, aumentando nossa produtividade e melhorando a experiência dos nossos clientes.”, aponta Tamiris Ribas, supervisora da Central Fiscal da Castrolanda.
A governança de cadastros permitiu à cooperativa integrar e realizar atualizações online de dados nos diversos sistemas da empresa. Além disso, a Castrolanda reduziu custos consideráveis com a eliminação de cinco sistemas utilizados até então. As consultas aos órgãos públicos da Castrolanda também ficaram mais eficientes a partir da automatização dos processos de preenchimento e validação dos dados para tomada de decisão.
Adoção e uso sem fricções
A solução de gestão de dados mestres MDM+ BRO é um add-on para SAP, ou seja, ela é instalada diretamente dentro do ambiente SAP, não necessitando de qualquer processo de integração de plataformas. Isso facilitou a implementação, validação e manutenção do sistema porque qualquer dado dentro do SAP fica disponível de forma automática no MDM+ BRO, que, por sua vez, valida os dados e automatiza os processos de cadastro para a Castrolanda.
“Simplificamos a gestão de cadastros na Castrolanda, removendo o “tecniques” do SAP e entregando ao usuário final uma ferramenta mais amigável e que ´fala o idioma´ do negócio”, diz Leonardo Libardi, CEO da Akquinet Brasil. “Com os dados mestres e processos de cadastros automatizados, a cooperativa passou a ter uma única fonte da verdade, acabando com dados desatualizados, duplicados ou mesmo incorretos e melhorando a acurácia analítica e a tomada de decisão”, conclui.
